Come riprogrammare un appuntamento dal planner

Riprogramma un appuntamento dal Planner degli appuntamenti di crm4: cambi data, orario o agente senza aprire la scheda completa, e la durata resta invariata. Riprogrammare, spostare o cambiare data sono la stessa azione: parte dall’icona Modifica data appuntamento nel planner giornaliero o dalla voce Sposta appuntamento nel settimanale, che aprono entrambe la finestra Modifica appuntamento.

La finestra Modifica appuntamento è disponibile per Amministratore e Avanzato.

Aprire la finestra

1. Apri il Planner degli appuntamenti.
2. Passa il mouse sull’appuntamento.
3. Clicca sull’icona del calendario con la matita (tooltip Modifica data appuntamento).
   • Nella vista settimanale, sugli appuntamenti stretti l’icona è nel menu con i tre puntini: scegli Sposta appuntamento.

Si apre la finestra Modifica appuntamento. Sugli appuntamenti bloccati l’icona non compare.

Nota bene

L’icona accanto al titolo della finestra (tooltip Apri dettaglio appuntamento) apre la scheda completa dell’appuntamento.

Scegliere agente, data e orario

All’apertura l’orario attuale dell’appuntamento è già selezionato e la lista degli orari è posizionata lì.

1. Nel selettore Agente scegli l’agente, se lo vuoi cambiare.
2. Nel calendario scegli la nuova data.
3. Nella colonna Orari disponibili clicca sul nuovo orario.
4. Spunta Vai alla nuova data se vuoi che il planner si sposti sulla nuova data dopo il salvataggio.
5. Clicca su SALVA.

Quando cambi agente o data, l’orario scelto resta selezionato e la lista torna su quell’orario: vedi subito se il nuovo agente è libero.

Come leggere gli orari

• Fasce: dalle 07:15 alle 22:00, ogni 15 minuti. Sopra la lista trovi la durata dell’appuntamento (Durata: N min).
• Grigie: orari non disponibili, non cliccabili.
• In pausa: passa il mouse sull’orario per vedere il motivo.
• “L’operatore non è in servizio nella data selezionata”: l’agente non lavora quel giorno. Scegli un’altra data o un altro agente.

Risultato

L’appuntamento compare nel planner sulla nuova data, sul nuovo orario e sull’agente scelto, con la stessa durata di prima.

Cambiare lo stato dell’appuntamento

In basso nella finestra c’è Stato appuntamento. Quando cambi lo stato, la modifica si salva subito, senza cliccare su SALVA. Per gli stati di tipo Rifissare crm4 ti chiede di scegliere l’operatore. Il significato di ogni stato è in Stati Appuntamento.

Se SALVA non è attivo o compare un messaggio

• “L’agente selezionato non è disponibile alle HH:MM: scegli un altro orario o un altro agente.” — SALVA resta disattivato finché non scegli un orario libero o un agente libero a quell’ora.
• “Appuntamenti consecutivi richiedono almeno 15 minuti di distanza. Cambia orario o durata.” — lascia almeno 15 minuti rispetto all’appuntamento vicino. Dettagli in Perché non posso fissare un appuntamento subito dopo un altro.
• “Appuntamento durante le pause o giorno libero. Cambia orario/data oppure riduci la durata.” — l’appuntamento cade in una pausa o in un giorno libero dell’agente. Scegli un altro orario, oppure controlla gli orari dell’agente: Come modificare gli orari di lavoro degli agenti da profilo admin e da profilo agente.
• “Durata appuntamento non consentita.” — la durata non è tra quelle ammesse nelle impostazioni dell’azienda. Apri la scheda con Apri dettaglio appuntamento e controlla la durata: Come posso impostare la durata dell’appuntamento. Se serve una durata diversa, chiedi all’amministratore di abilitarla: Impostare la durata degli appuntamenti disponibili per gli operatori.

Se il problema resta, scrivi a support@crm4solution.com indicando l’appuntamento e il messaggio visualizzato.

Altri modi per spostare un appuntamento

• Trascinamento nel planner giornaliero: Come spostare un appuntamento trascinandolo nel planner.
• Esito Ripianificato, che crea un nuovo appuntamento: Come gestire un Appuntamento ripianificato da account amministratore.
• Panoramica del planner giornaliero: Come usare il planner giornaliero degli appuntamenti.