Come gestire e creare i template WhatsApp

Un template WhatsApp si crea in crm4 e si usa solo dopo che Meta lo ha approvato. Lo creano gli account Amministratore e Avanzato, dal menu Whatsapp > Template WhatsApp.

Come creare un template WhatsApp

Il template WhatsApp si crea dalla schermata Template WhatsApp con il pulsante Crea template.

1. Clicca su Crea template.
2. In Nome template scrivi il nome: solo minuscole, senza spazi (usa _, per esempio conferma_appuntamento). crm4 propone un nome del tipo template_del_<data e ora>.
3. In Tipo template scegli dove userai il template: Utente, Scheda chiamata, Appuntamento o Contratto. Il tipo decide quali campi dinamici trovi nell’elenco e non si cambia dopo il salvataggio.
4. Compila le sezioni Intestazione, Corpo del messaggio, Pié del messaggio e Azioni: limiti e contenuti in Cosa scrivere in ogni sezione del template WhatsApp.
5. Lascia l’interruttore su Abilitato se il template deve essere subito disponibile agli utenti, oppure portalo su Disabilitato.
6. Clicca su Salva.

Ogni modifica compare nell’Anteprima del template a destra.

Risultato: il template compare nell’elenco con lo stato In attesa finché Meta non lo valuta. Se Salva resta disattivato o compare un messaggio d’errore, vedi Cosa fare se il template WhatsApp non si salva.

Cosa scrivere in ogni sezione del template WhatsApp

Le sezioni del template WhatsApp hanno limiti diversi. Questa tabella li riassume per chi crea il template.

Sezione	Cosa contiene	Limiti
Intestazione	In Formato intestazione scegli Testo o Immagine. Per l’immagine incolla l’indirizzo in Link file multimediale.	Testo: massimo 60 caratteri e un solo campo dinamico, niente emoticon. Immagine: link pubblico che inizia con http (vedi Come aggiungere un’immagine al template WhatsApp).
Corpo del messaggio	Il testo principale, con emoticon, grassetto, corsivo e campi dinamici.	Obbligatorio, massimo 1024 caratteri.
Pié del messaggio	Una breve nota finale, per esempio l’invito a visitare il tuo sito.	Massimo 60 caratteri.
Azioni	I bottoni del messaggio: Risposta rapida, Numero di telefono o Link.	Leggi prima Prima di continuare consulta le linee guida sui bottoni. Testo del bottone: massimo 25 caratteri.

Intestazione e Pié del messaggio si possono escludere con l’interruttore accanto al titolo della sezione. Se restano attive, non possono essere vuote.

Su cosa sono i campi dinamici e su quale tipo di template usare in ogni caso, leggi WhatsApp cosa sono le tipologie di template e casi d’uso.

Risultato: l’anteprima mostra il messaggio come lo vedrà il cliente.

Come aggiungere un’immagine al template WhatsApp

L’immagine del template WhatsApp va nell’Intestazione e si inserisce con un link, non caricando il file. Il link deve essere pubblico: Meta deve poter scaricare l’immagine senza accedere a nessun account.

1. Carica l’immagine online, per esempio sul tuo sito o su Google Drive.
2. Rendi il file pubblico. Su Google Drive: apri Condividi sul file e in “Accesso generale” scegli “Chiunque abbia il link”.
3. Copia il link del file.
4. Nel template apri Intestazione e attiva l’interruttore accanto al titolo.
5. In Formato intestazione scegli Immagine.
6. Incolla il link in Link file multimediale.
7. Completa il template e clicca su Salva.

Meta accetta immagini JPG e PNG fino a 5 MB.

Risultato: l’immagine compare in cima all’Anteprima del template e, dopo l’approvazione di Meta, in cima al messaggio che riceve il cliente.

Il link non si cambia dopo il salvataggio

In un template già creato Link file multimediale è in sola lettura. Per usare un’altra immagine o correggere il link, duplica il template: vedi Come duplicare un template WhatsApp approvato.

Perché l’immagine del template WhatsApp non si vede

L’immagine del template WhatsApp non si vede quasi sempre per il link. Controlla in quest’ordine:

Cosa vedi	Causa	Cosa fare
«L’intestazione di tipo immagine deve avere l’URL del link.»	Link file multimediale è vuoto.	Incolla il link dell’immagine.
«L’intestazione di tipo immagine deve avere un link URL valido che inizia per http.»	Il testo incollato non è un indirizzo web completo.	Copia di nuovo il link: deve iniziare con https:// o http://.
La foto non si vede, nessun messaggio di errore	Il link è privato, oppure porta a un file diverso.	Apri il link in una finestra di navigazione in incognito: deve mostrare la tua immagine senza chiederti di accedere. Se chiede l’accesso, rendi il file pubblico. Se mostra un altro file, copia il link giusto. Poi duplica il template con il link corretto.
La foto non arriva al cliente	Il template non è ancora Approvato.	Attendi l’approvazione di Meta: un template In attesa non si invia.

Se il link si apre in incognito e l’immagine ancora non si vede, clicca sul tuo nome in alto a destra, poi su Richiedi assistenza. Indica il nome del template e incolla il link dell’immagine.

Come aggiungere un PDF o un documento al template WhatsApp

Un PDF nel template WhatsApp si aggiunge come bottone Link nella sezione Azioni: il cliente tocca il bottone e apre il documento. In Formato intestazione crm4 propone solo Testo e Immagine, quindi il documento non può stare nell’intestazione.

1. Carica il PDF online e rendilo pubblico (su Google Drive: “Chiunque abbia il link”).
2. Nel template apri Azioni.
3. In Aggiungi un nuovo bottone scegli Link.
4. In Link del bottone incolla il link del PDF.
5. In Testo del bottone scrivi cosa apre, per esempio Scarica il contratto (massimo 25 caratteri).
6. Clicca su Salva.

Ogni template ha al massimo 2 bottoni di tipo link, e due bottoni non possono avere lo stesso testo.

Risultato: il bottone compare nell’Anteprima del template sotto il messaggio. Se il bottone resta segnalato in rosso con «Il bottone di tipo link deve avere un URL valido che inizia per http.», copia di nuovo il link completo.

Per un documento da mandare a un solo cliente, allegalo direttamente nella conversazione con il pulsante “+”: vedi Come inviare template e messaggi con WhatsApp in crm4.

Come inserire data e ora dell’appuntamento

Data e ora dell’appuntamento si inseriscono con un solo campo dinamico di un template WhatsApp di tipo Appuntamento: lo stesso campo contiene la data e l’ora, non ci sono due campi separati. Il campo dataAppuntamento è disponibile solo nei template di tipo Appuntamento: in un altro tipo non compare in Campi dinamici.

1. In Tipo template scegli Appuntamento.
2. Nel Corpo del messaggio posiziona il cursore dove vuoi data e ora.
3. Clicca su Campi dinamici e cerca nell’elenco il campo della data dell’appuntamento, con chiave dataAppuntamento. Il campo Cerca in cima all’elenco filtra per nome e per chiave: scrivi dataAppuntamento.
4. Clicca sul campo: compare nel testo tra doppie graffe e, all’invio, diventa data e ora dell’appuntamento.
5. Scrivi altro testo dopo il campo, anche solo un punto: il messaggio non può finire con un campo dinamico.

Risultato: inviato dalla scheda dell’appuntamento, il template compila da solo i dati dell’appuntamento.

Invio dal punto giusto

I campi dell’appuntamento si compilano da soli solo se invii il template dalla scheda dell’appuntamento. Da un altro punto crm4 avvisa: «Perché le variabili di sistema in questo template vengano compilate automaticamente, devi inviarlo a partire da un contesto di Appuntamento», e l’operatore deve scriverli a mano.

Come preparare un template WhatsApp con una parte di testo libero

Una parte di testo libero si ottiene con un campo dinamico personalizzato che l’operatore compila al momento dell’invio.

1. Nel Corpo del messaggio scrivi il testo fisso e posiziona il cursore dove andrà il testo libero.
2. Clicca su Campi dinamici, poi su Aggiungi campo dinamico.
3. In Etichetta scrivi cosa deve inserire l’operatore, per esempio Testo libero. La Chiave si compila da sola dall’etichetta, senza spazi e con le iniziali maiuscole: Testo libero diventa TestoLibero.
4. In Valore predefinito scrivi un testo d’esempio, oppure lascialo vuoto se l’operatore deve scriverlo ogni volta.
5. Clicca su Aggiungi campo dinamico.
6. Aggiungi testo dopo il campo, per esempio Grazie.: il messaggio non può finire con un campo dinamico.
7. Clicca su Salva e attendi l’approvazione di Meta.

Esempio di corpo: Buongiorno, {{TestoLibero}} Per informazioni rispondi a questo messaggio.

Risultato: quando l’operatore sceglie il template, al posto del campo trova una casella con l’etichetta che hai scritto, già compilata con il valore predefinito se l’hai impostato.

Due regole valgono all’invio:

• Campo vuoto: il template non parte e compare «Compila tutti i campi prima di inviare il template».
• A capo nel campo: non è ammesso. crm4 lo segnala con «Non puoi andare a capo nei seguenti campi dinamici». Scrivi il testo su una sola riga.

In un template con testo libero il testo fisso è spesso poco: prima di salvarlo leggi Quanto testo fisso serve perché Meta approvi il template WhatsApp.

Per l’invio vedi Come inviare template e messaggi con WhatsApp in crm4.

Quanto testo fisso serve perché Meta approvi il template WhatsApp

Meta rifiuta il template WhatsApp se i campi dinamici sono troppi rispetto alla lunghezza del messaggio. Meta non pubblica un numero minimo di parole né un rapporto preciso tra testo e campi.

Le regole di Meta sui campi dinamici del Corpo del messaggio:

• Inizio e fine: il corpo non può iniziare né finire con un campo dinamico. crm4 segnala solo il campo in fondo («Non terminare con un campo dinamico.»); il campo all’inizio lo rifiuta Meta dopo il salvataggio.
• Rapporto testo/campi: troppi campi in un testo breve portano al rifiuto. Per rimediare, allunga il testo fisso o togli campi.
• Lunghezza massima: il corpo arriva al massimo a 1024 caratteri.

Un consiglio in più per avere meno rifiuti: non lasciare un campo dinamico da solo su una riga, e scrivi un testo fisso che da solo faccia capire chi scrive e perché.

Un esempio dal caso del testo libero:

Corpo del messaggio	Valutazione
Buongiorno {{TestoLibero}} saluti	A rischio di rifiuto: due parole fisse attorno al campo.
Buongiorno, ti scriviamo da Ottica Rossi in merito alla tua richiesta. {{TestoLibero}} Per qualsiasi domanda rispondi a questo messaggio. Grazie.	Il testo fisso dice chi scrive, perché e come rispondere.

Risultato: dopo il salvataggio il template compare come In attesa e poi passa ad Approvato.

Se passa a Rifiutato, duplica il template, aggiungi testo fisso nel Corpo del messaggio e salvalo di nuovo. Altri motivi di rifiuto sono in Risoluzione Problemi Template WhatsApp (CRM4).

Cosa fare se il template WhatsApp non si salva

Il template WhatsApp non si salva per due motivi diversi: un errore che crm4 segnala prima del salvataggio, oppure un rifiuto al momento dell’invio a Meta.

Salva disattivato e scritta «Da correggere»

Se Salva è disattivato, accanto compare Da correggere: con le sezioni da sistemare. Apri ogni sezione indicata e leggi il messaggio in rosso sotto il testo. Le cause più frequenti:

Messaggio sotto la sezione	Cosa fare
«Il nome del template non può contenere spazi vuoti.»	Sostituisci gli spazi con _.
«Il nome del template non può contenere lettere maiuscole.»	Scrivi il nome tutto in minuscolo.
«Non terminare con un campo dinamico.»	Aggiungi testo dopo l’ultimo campo dinamico, anche solo un punto.
«Non inserire due o più spazi o tab consecutivi.»	Clicca su Risolvi problemi: crm4 lascia un solo spazio.
«Non andare a capo più di due volte consecutive.»	Clicca su Risolvi problemi: crm4 lascia al massimo due a capo.
«Il template header può contenere al massimo un campo dinamico…»	Lascia un solo campo dinamico nell’Intestazione.
«L’intestazione di tipo immagine deve avere un link URL valido che inizia per http.»	Incolla in Link file multimediale il link completo dell’immagine.

Risultato: la scritta Da correggere sparisce e Salva si attiva.

Finestra «Ops! Qualcosa è andato storto.»

Se dopo Salva compare la finestra Ops! Qualcosa è andato storto., il template non è stato creato. Succede anche quando duplichi un template.

1. Clicca su Vai alle FAQ e controlla il template con Risoluzione Problemi Template WhatsApp (CRM4): nome già usato, campi dinamici all’inizio o alla fine, contenuto non ammesso da Meta.
2. Correggi il template e clicca di nuovo su Salva.

Risultato: la finestra non compare e il template entra nell’elenco come In attesa.

Se la finestra compare ancora, clicca su Richiedi assistenza nella stessa finestra: si apre la chat con un messaggio già pronto. Aggiungi il nome del template e cosa hai già corretto.

Quanto dura l’approvazione del template WhatsApp e cosa significano gli stati

L’approvazione del template WhatsApp la decide Meta, non crm4. Di solito arriva entro qualche ora, a volte in qualche giorno. Finché non è approvato, il template non si può inviare.

Lo stato compare accanto a ogni template nell’elenco:

• Approvato: puoi usarlo.
• In attesa (in revisione da Meta): Meta non l’ha ancora valutato. Non serve rifarlo: attendi.
• Rifiutato: Meta non l’ha accettato. Duplicalo, correggilo e salvalo di nuovo. Per conoscere il motivo del rifiuto, clicca sul tuo nome in alto a destra, poi su Richiedi assistenza, e indica il nome del template.

Se resta In attesa per più giorni, controlla i prerequisiti dell’account Meta in Risoluzione Problemi Template WhatsApp (CRM4).

Come modificare un template WhatsApp già creato

Di un template WhatsApp già creato puoi cambiare solo lo stato e i campi dinamici: il testo resta quello inviato a Meta.

1. Clicca sul template nell’elenco: si apre l’editor.
2. Cambia l’interruttore Abilitato/Disabilitato. Un template disabilitato non può essere inviato dagli utenti e nell’elenco riporta (Disabilitato).
3. Per cambiare un campo dinamico, clicca sul suo pulsante sotto il testo e modifica Valore predefinito e, per i campi personalizzati, Etichetta. Clicca su Salva nel riquadro del campo.
4. Clicca su Salva in basso.

Nome template, Tipo template, Formato intestazione, testo di Intestazione, Link file multimediale, Corpo del messaggio, Pié del messaggio e bottoni sono in sola lettura. Per cambiarli, duplica il template.

Risultato: compare il messaggio «Template modificato con successo».

Come duplicare un template WhatsApp approvato

Duplicare un template WhatsApp crea un nuovo template con lo stesso contenuto, tutto modificabile. È il modo per correggere il testo, l’immagine o il tipo di un template già approvato o rifiutato.

1. Nell’elenco clicca sui tre puntini del template, poi su Duplica. Dall’editor aperto, i tre puntini chiedono conferma: clicca su CONFERMA.
2. Si apre l’editor con il contenuto copiato e un nuovo nome template_del_<data e ora>. Rinominalo se vuoi.
3. Modifica testo, immagine, campi dinamici, bottoni o Tipo template.
4. Clicca su Salva.

Risultato: il nuovo template compare nell’elenco come In attesa e passa di nuovo dall’approvazione di Meta. Il template originale resta com’era: se non ti serve più, disabilitalo o eliminalo.

Come eliminare un template WhatsApp

Il template WhatsApp si elimina dai tre puntini, nell’elenco o nell’editor: clicca su Elimina e conferma.

Attenzione

Dopo l’eliminazione Meta blocca per un periodo il nome del template: per un nuovo template usa un nome diverso.

Come cercare un template WhatsApp

Sopra l’elenco dei template WhatsApp, scrivi nel campo Cerca template per filtrare i template per nome.