Consigli su importazione clienti da file Excel/CSV

Se importando una lista in crm4 (Clienti > Importa Clienti) compare Problemi nella connessione di rete o l’importazione non va a buon fine, di solito la causa è il file Excel/CSV, non la tua rete. Vale anche per file con poche righe. Prova i rimedi sul file in quest’ordine, dal più frequente al meno frequente. Li può usare chi ha ruolo Amministratore o Avanzato.

Se compare invece Il file non deve superare i 10mb, il problema è la dimensione: vedi Perché non riesco a caricare la lista di contatti.

Cancella i formati del file in Excel

Cancellare i formati è il primo rimedio da provare per l’errore di importazione: la formattazione del foglio è la causa più frequente.

1. Apri il file in Excel.
2. Vai su Home.
3. Clicca su Cancella > Cancella formati.
4. Salva il file e importalo di nuovo in crm4.

Risultato: l’importazione in crm4 prosegue fino alla schermata Cosa vuoi fare con questa lista?. Se l’errore compare ancora, converti le formule in valori.

Converti le formule in valori

Le celle calcolate con una formula vanno trasformate in valori fissi prima di importare il file in crm4. Riconosci una formula selezionando la cella: nella barra della formula il contenuto inizia con =.

1. In Excel premi Ctrl+A per selezionare tutto il foglio, poi Ctrl+C.
2. Senza cambiare selezione, vai su Home > Incolla e scegli Incolla valori.
3. Elimina o svuota le celle che mostrano un errore di Excel, come #N/D o #VALORE!.
4. Salva il file e importalo di nuovo in crm4.

Risultato: selezionando una cella, nella barra della formula compare il valore e non più =.... Se l’errore di importazione resta, incolla in crm4 solo le celle compilate.

Incolla in crm4 solo le celle compilate

Se il file non si carica, copia le celle compilate e incollale in crm4 invece di caricare il file. Con alcuni file Excel l’importazione conta tutte le righe del foglio e non solo quelle compilate, e questo la blocca.

1. In Excel seleziona solo le celle compilate, intestazioni comprese, e premi Ctrl+C.
2. In crm4 apri Clienti > Importa Clienti, nella schermata dove di solito carichi il file.
3. Premi Ctrl+V.

Risultato: crm4 legge i dati incollati e prosegue fino a Cosa vuoi fare con questa lista?. Se non succede nulla, verifica di aver copiato le celle da Excel e riprova.

Accorcia o elimina le colonne con testi molto lunghi

Le colonne con testi molto lunghi (note, descrizioni, siti web, campi liberi) possono bloccare l’importazione. Se non ti servono in crm4, eliminale o accorcia il testo.

1. Apri il file in Excel e individua le colonne con testi molto lunghi.
2. Elimina le colonne che non servono oppure accorcia il testo.
3. Salva il file e importalo di nuovo in crm4.

Risultato: l’importazione arriva a Cosa vuoi fare con questa lista? senza errori. Se l’errore resta, dividi il file in più parti.

Nota bene

Se ti serve far partire subito le chiamate, importa prima solo le colonne essenziali: nome e cognome o ragione sociale, telefono, indirizzo, città e provincia. Le altre colonne puoi aggiungerle dopo, reimportando il file con Inserisci clienti e/o aggiorna anagrafiche di quelli esistenti (vedi Come importare una lista di contatti in crm4).

Dividi il file in più parti

Dividere la lista in più file più piccoli aiuta quando l’importazione si blocca anche dopo aver pulito il file. Copiare le righe in una cartella di lavoro nuova lascia fuori anche formati e righe vuote del file originale: se un file con poche righe pesa diversi MB, contiene ancora formattazione o righe vuote.

1. Apri il file originale in Excel.
2. Crea una cartella di lavoro nuova con Ctrl+N.
3. Nel file originale seleziona la riga di intestazione e il primo blocco di righe compilate, poi premi Ctrl+C.
4. Nella cartella di lavoro nuova clicca sulla cella A1 e premi Ctrl+V.
5. Salva la cartella di lavoro nuova con un nome che indichi la parte, per esempio Lista Vicenza 1.
6. Ripeti i passaggi 2-5 per i blocchi successivi. Ogni parte deve avere la riga di intestazione in cima.
7. Importa le parti una alla volta in Clienti > Importa Clienti.

Risultato: ogni parte arriva a Risultato dell’importazione. Se una parte dà ancora errore, dividila ulteriormente: così individui anche le righe che bloccano l’importazione.

Mettere tutte le parti nella stessa campagna

Quando carichi un file, crm4 propone come nome della nuova campagna il nome del file seguito da ora e data: ogni parte, se non cambi scelta, crea una campagna diversa. Per riunire le parti in una sola campagna:

1. Importa la prima parte con Crea una nuova campagna e annota il nome della campagna.
2. Importa le parti successive scegliendo Inserisci clienti in una campagna esistente e seleziona la campagna creata con la prima parte.

Attenzione

Con Inserisci clienti in una campagna esistente puoi scegliere solo campagne non ancora contattate. Importa tutte le parti prima che gli operatori inizino a chiamare la campagna, altrimenti le parti successive vanno in una campagna nuova.

Risultato: in Outbound > Campagne trovi una sola campagna con i contatti di tutte le parti.

Controlla il contenuto delle colonne del file

Anche quando l’importazione non dà l’errore Problemi nella connessione di rete, controlla cosa contengono le colonne del file: telefoni, indirizzi e province scritti in modo diverso dal previsto vengono importati incompleti o sbagliati. Correggili nel file prima di importarlo; l’importazione richiede il ruolo Amministratore o Avanzato.

Un solo numero per cella nella colonna del telefono

Nelle colonne dei recapiti telefonici scrivi un solo numero per cella. Se in una cella ci sono più numeri separati da virgola, barra o altri caratteri, crm4 elimina i caratteri non numerici e unisce i numeri in uno solo.

• Al passo Seleziona fino a due recapiti telefonici puoi scegliere fino a due colonne, con Recapito 1 e Recapito 2: usa due colonne, una per numero.
• Il numero risultante dall’unione non è valido: il contatto non viene considerato un contatto valido.

Per separare in Excel i numeri di una cella in più colonne, senza correggerli uno per uno:

1. A destra della colonna dei telefoni inserisci due o tre colonne vuote: Excel scrive lì i numeri separati, sovrascrivendo quello che trova.
2. Seleziona la colonna dei telefoni.
3. Vai su Dati > Testo in colonne, scegli Delimitato e clicca su Avanti.
4. Spunta il separatore usato nelle celle: Virgola, Punto e virgola, oppure Altro e scrivi il carattere (per esempio /). Clicca su Avanti.
5. Seleziona tutte le colonne nell’anteprima e scegli Testo come formato, così i numeri fissi mantengono lo 0 iniziale.
6. Clicca su Fine.

Risultato: ogni cella contiene un solo numero e i contatti risultano importati con il recapito corretto. Se le colonne con un numero sono più di due, tieni le due che ti servono e, al passo Seleziona fino a due recapiti telefonici dell’importazione, scegli quelle come Recapito 1 e Recapito 2. Se un contatto manca o ha un numero diverso, correggi la cella nel file e importalo di nuovo.

Indirizzo completo in una sola colonna

Scrivi l’indirizzo in un’unica colonna, completo di toponimo (via, piazza…), nome e numero civico, per esempio Via Roma 10.

Risultato: l’indirizzo dei contatti importati è completo. Se risulta incompleto, riunisci toponimo, nome e civico in una sola colonna e reimporta il file.

Niente colonne con valori SI o NO

Evita colonne popolate solo con SI o NO (per esempio una colonna “IDONEO” con valore SI). crm4 le legge come provincia: i contatti si importano senza l’informazione aggiuntiva e nella provincia compare, per esempio, “SI, Siena”.

1. Elimina la colonna dal file se l’informazione non ti serve in crm4.
2. Se ti serve, prova a scrivere nelle celle un testo diverso da SI e NO (per esempio “idoneo” e “non idoneo”).
3. Salva il file e importalo di nuovo.

Risultato: la provincia contiene solo la sigla o il nome della provincia. Se compare ancora un valore SI o NO, apri la chat di assistenza (il tuo nome in alto a destra > Richiedi assistenza) e allega il file.

L’importazione finisce ma i contatti non compaiono

Se l’importazione in crm4 termina senza errori ma non trovi i contatti, leggi la schermata Risultato dell’importazione. Con Clienti inseriti in campagna: a 0 compare “Non ci sono nominativi da inserire, probabilmente i clienti esistono già sulle campagne esistenti”: i contatti sono già in crm4. Come procedere: Come fare un’esclusione in fase di importazionecreazione campagna.

Contatta l’assistenza se l’errore resta

Se Problemi nella connessione di rete compare anche dopo i rimedi sul file, compresa la divisione in più parti, apri la chat di assistenza: clicca sul tuo nome in alto a destra, poi su Richiedi assistenza. Nel messaggio indica:

• il numero di righe del file;
• il peso del file in MB;
• il formato (Excel o CSV);
• i rimedi che hai già provato.