Stati Appuntamento

Lo stato appuntamento dice cosa è successo a un appuntamento dopo che l’operatore l’ha fissato: esito positivo, negativo, da rifissare, annullato, sospeso o ripianificato. I nomi degli stati li configura la tua azienda; il tipo di ogni stato decide cosa fa crm4.

L’appuntamento nasce durante la chiamata: l’operatore sceglie l’esito trattativa che fissa l’appuntamento e indica data e agente.

Tipi di stato

I nomi negli esempi sono indicativi: nel tuo crm4 possono essere diversi.

Tipo	Esempio di nome	Cosa succede
Positivo	Ok appuntamento da consulente	Chiude l’appuntamento in positivo. Se configurato, genera un contratto.
Negativo	Ko appuntamento	Chiude l’appuntamento in negativo.
Rifissare	Appuntamento da rifissare	Schedula un richiamo personale all’operatore, che riceve una notifica, per concordare una nuova data con il cliente.
Annullato	Appuntamento annullato	L’appuntamento non compare più sul planner appuntamenti.
Sospeso	Appuntamento sospeso	L’appuntamento resta nascosto agli agenti fino alla validazione del back office.
Ripianificato	Ripianificato	Crea un nuovo appuntamento a partire da quello esistente, con lo stato di destinazione configurato.
Neutro (creato come Altro)	a scelta dell’azienda	Nessun automatismo.

Per creare o modificare gli stati: Come creare un nuovo stato appuntamento. Per i colori: Come assegnare un colore specifico ad uno stato appuntamento.

Cambiare lo stato dalla scheda appuntamento

1. Apri l’appuntamento.
2. Clicca sul riquadro dello stato, in basso a sinistra: ha il bordo colorato e il nome dello stato attuale.
3. Scegli il nuovo stato. Il menu mostra solo gli stati abilitati, con nome e tipo. Da smartphone si apre Seleziona stato appuntamento.
4. Clicca su Salva, in basso a destra: nella scheda appuntamento il nuovo stato si conferma con Salva.

Risultato: il riquadro mostra il nuovo stato con il suo colore. Finché non salvi, accanto compare l’icona Stato appuntamento non salvato.

Dal planner

Nella finestra Modifica appuntamento del planner il cambio di stato si salva subito. Vedi Come riprogrammare un appuntamento dal planner.

Chi può cambiare lo stato

• Operatore: vede lo stato ma non può cambiarlo.
• Team leader, Agente, Amministratore, Avanzato: possono cambiarlo.
• Nessuno può cambiarlo quando l’appuntamento è chiuso alle modifiche. Il tooltip dice “Non puoi modificare lo stato di questo appuntamento.” Vedi Come gestire fino a quando si può modificare un appuntamento.

Stato di tipo Ripianificato

Dopo aver scelto lo stato, scegli un giorno sul Planner. Senza giorno compare “Lo stato scelto non può essere applicato senza selezionare un giorno sul Planner. Seleziona un giorno oppure cambia stato.” Scegli il giorno oppure un altro stato.

Stato con richiamo (tipo Rifissare), da Amministratore o Avanzato

Quando salvi uno stato di tipo Rifissare, si apre un popup per scegliere chi riceve il richiamo (“L’operatore che scegli riceverà il richiamo personale.”).

1. Controlla l’Operatore originale indicato nel popup.
2. Per assegnare il richiamo a un altro, scegli un nome in Seleziona operatore (elenca solo utenti Operatore).
3. Clicca su Conferma.

Dettagli in Come gestire un Appuntamento ripianificato da account amministratore.

Campi della scheda appuntamento

• Nome di riferimento: Nome di riferimento appuntamento.
• Recapiti: Telefono e Cellulare.
• Luogo appuntamento: Provincia, Città (si attiva dopo la Provincia), CAP, Indirizzo appuntamento, Civico.
• Note inserite dall’operatore: l’Agente non può modificarle.
• Note inserite dall’agente: Operatore e Team leader non possono modificarle.
• Note backoffice: modificabili solo da Amministratore e Avanzato.

Il bordo del campo modificato cambia colore finché non clicchi su Salva.

Se Salva non si attiva

Passa il mouse su Salva e leggi il tooltip:

• “Pianifica data e agente prima di salvare”: scegli data e agente dell’appuntamento.
• “Provincia e città non valide”: correggi Provincia e Città in Luogo appuntamento.

Se alcuni campi sono in sola lettura

L’appuntamento è chiuso alle modifiche. Il blocco riguarda nome di riferimento, recapiti, luogo, allegati, stato e pianificazione; le note restano modificabili secondo il ruolo. Vedi Come gestire fino a quando si può modificare un appuntamento.