Come posso personalizzare un modulo cliente o contratto?

In crm4 il modulo della scheda cliente o contratto si personalizza dall’ingranaggio Personalizza modulo, in alto a destra in un cliente o contratto qualsiasi. Da lì aggiungi o togli campi, li rendi obbligatori e decidi quali campi possono modificare operatore e agente.

Serve un account Amministratore o Avanzato: agli altri ruoli l’ingranaggio non compare.

Il modulo contiene due tipi di campo:

• campi di sistema: i campi predefiniti di crm4, come indirizzo, email o partita IVA. Non si eliminano e non cambiano tipo;
• informazioni aggiuntive: i campi creati dalla tua azienda, a mano o con l’importazione. Si eliminano e cambiano tipo.

Il modulo vale per tutti i clienti

Una modifica al modulo cliente vale per tutti i clienti dell’azienda, non solo per la scheda da cui hai aperto l’editor. Non serve ripeterla cliente per cliente.

Per i contratti puoi avere più moduli: in alto nell’editor scegli il Tipo contratto (Predefinito o uno dei tipi creati) prima di modificare. Con Aggiungi nuovo crei un nuovo tipo contratto.

Aprire l’editor del modulo

1. Apri un elemento qualsiasi del tipo che vuoi personalizzare: un cliente da Clienti o un contratto da Contratti.
2. Clicca sull’ingranaggio Personalizza modulo.

Vedi i campi del modulo divisi per gruppi. Su ogni campo puoi:

• Obbligatorio: attiva l’interruttore per rendere il campo obbligatorio;
• trascinarlo per cambiarne la posizione;
• toglierlo dal modulo con la X (Rimuovi campo dal modulo).

Le modifiche si salvano da sole: non c’è un pulsante di conferma.

Obbligatorio non vuol dire visibile

L’interruttore Obbligatorio non mostra né nasconde il campo. Un campo è visibile se è nel modulo; lo togli con la X. Con Obbligatorio spento il campo resta nella scheda e si può lasciare vuoto.

Aggiungere una nuova informazione aggiuntiva

1. Nella riga del gruppo clicca su Modifica campi: si apre Gestione campi modulo.
2. Clicca su Crea nuova.
3. In Nome informazione aggiuntiva scrivi il nome (massimo 50 caratteri).
4. Scegli il tipo: Testo libero, Numero, Data, Scelta si/no, Scelta da elenco o Selezione con aggiunta.
5. Clicca su Aggiungi.

Per un campo Scelta da elenco clicca sull’ingranaggio Modifica valori e aggiungi le opzioni in Nuovo valore.

Per inserire nel modulo un’informazione che esiste già, cercala in Cerca info aggiuntiva e clicca sul cerchio di selezione accanto al nome.

Un’informazione aggiuntiva inserita in un gruppo del modulo mantiene il suo nome: nel modulo non si rinomina. Il contenuto lo può modificare anche l’operatore, se l’Amministratore lo ha abilitato dalla scheda del contatto.

Informazioni sul cliente anche dall’importazione

Puoi aggiungere informazioni anche con lo strumento di importazione clienti, ma solo informazioni sul cliente.

Decidere chi può modificare un campo

I permessi di modifica per operatore e agente si impostano in Gestione campi modulo: aprila con Modifica campi nella riga del gruppo, oppure con l’ingranaggio Altre impostazioni campo sulla riga di un campo.

1. Trova il campo nell’elenco.
2. Clicca sull’icona dell’agente per rispondere a L’agente può modificare questo campo?
3. Clicca sull’icona dell’operatore con la matita per rispondere a L’operatore può modificare questo campo?

Icona colorata vuol dire sì. Il permesso vale per quel campo in tutte le schede, e per i contratti in tutti i tipi contratto.

Le icone si attivano e disattivano solo sui campi di sistema. Sulle informazioni aggiuntive non sono cliccabili.

Amministratore e Avanzato non dipendono da queste icone: modificano sempre i campi del modulo. C’è un’eccezione nella scheda cliente: la sezione Informazioni aggiuntive in fondo alla scheda è modificabile solo dall’Amministratore. Per l’Avanzato, come per gli altri ruoli, è in sola lettura.

Obbligatorio e permessi di modifica: come si combinano

Un campo obbligatorio vuoto blocca il salvataggio della scheda per tutti, anche per chi non ha il permesso di modificarlo. Se l’operatore non può scrivere in quel campo, non può compilarlo e quindi non può salvare la scheda cliente o contratto.

Ecco cosa vede l’operatore (o l’agente) per ogni combinazione, quando il campo è vuoto:

Obbligatorio	L’operatore può modificare	Cosa succede all’operatore
Attivo	Sì	Deve compilare il campo per salvare.
Attivo	No	Non può salvare: il campo è bloccato e sotto compare Devi compilare questo campo.
Spento	Sì	Può compilarlo o lasciarlo vuoto e salvare.
Spento	No	Vede il valore ma non lo cambia; salva lo stesso.

La regola: un campo obbligatorio deve essere modificabile da chi compila la scheda.

• Campo di sistema obbligatorio: in Gestione campi modulo controlla che l’icona dell’operatore sia colorata, e anche quella dell’agente se gli agenti compilano la scheda. In alternativa spegni Obbligatorio.
• Informazione aggiuntiva obbligatoria: in Gestione campi modulo le icone dei permessi non sono cliccabili. Se l’operatore non riesce a compilarla, l’Amministratore lo abilita a modificarla dalla scheda del contatto, oppure spegni Obbligatorio su quel campo nell’editor del modulo.

Risultato: l’operatore apre la scheda, compila i campi obbligatori e clicca su Salva senza errori.

Eliminare un’informazione aggiuntiva

1. In Gestione campi modulo clicca sul cestino rosso accanto all’informazione.
2. Scrivi il nome dell’informazione nel campo di conferma.
3. Clicca su Elimina.

Operazione irreversibile

Eliminando l’informazione cancelli anche tutti i dati salvati in quel campo. Se vuoi solo nasconderla, toglila dal modulo con la X.

Se non funziona

• L’operatore non riesce a salvare la scheda: c’è un campo obbligatorio vuoto che l’operatore non può modificare. Il campo mostra Devi compilare questo campo. Se è un campo di sistema, rendilo modificabile per l’operatore o spegni Obbligatorio; se è un’informazione aggiuntiva, spegni Obbligatorio (vedi la sezione sulla combinazione di Obbligatorio e permessi).
• Passando sul campo compare un lucchetto con “Non sei autorizzato a modificare questo campo”: per quel ruolo il campo è in sola lettura. Attiva l’icona dell’operatore o dell’agente in Gestione campi modulo.
• “Il cliente è disabilitato. Non puoi modificare”: il cliente è disabilitato e tutta la scheda è in sola lettura, a prescindere dal modulo.
• Il cestino è grigio, non riesci a cambiare il tipo: è un campo di sistema. I campi di sistema non si eliminano e non cambiano tipo.
• “Questa informazione esiste”: c’è già un’informazione con quel nome. Cercala in Cerca info aggiuntiva e aggiungila al modulo.
• “I caratteri speciali verranno rimossi e verranno aggiunti spazi prima dei numeri”: il nome verrà salvato ripulito. Cambialo se non ti va bene.
• Vuoi tornare al modulo di partenza: clicca su Ripristina predefiniti in alto.

Se sei un operatore o un agente

Il modulo e i permessi li cambia solo un Amministratore o un Avanzato. Puoi mandargli questo messaggio:

Non riesco a salvare la scheda del cliente [nome cliente]: il campo [nome campo] è obbligatorio ma per me non è modificabile. Puoi attivare il permesso di modifica per l’operatore su quel campo in Personalizza modulo > Gestione campi modulo, oppure renderlo non obbligatorio?

Se dopo la modifica la scheda ancora non si salva, apri la chat di assistenza: clicca sul tuo nome in alto a destra, poi su Richiedi assistenza. Indica il cliente, il campo e il ruolo di chi prova a salvare.