Come inviare template e messaggi con WhatsApp in crm4

Per utilizzare WhatsApp su crm4 devi attivare l’abbonamento WHATSAPP dal marketplace (se manca, crm4 mostra Abbonamento “WHATSAPP” non attivo). In questo modo potrai accedere alle funzioni WhatsApp su crm4 per l’invio di messaggi o template. Vedi anche Cosa ti serve per utilizzare WhatsApp su crm4.

Non sai come creare un template? Vedi Come gestire e creare i template WhatsApp.

Avviare una conversazione

Con account Amministratore, Avanzato o Team leader, apri Whatsapp > Conversazioni WhatsApp e clicca sull’icona del fumetto con il +, in alto nella barra delle conversazioni accanto alla campana (o su Nuova Chat, se nessuna conversazione è aperta). Si apre Invia un nuovo messaggio.

L’Operatore non può avviare una nuova conversazione: l’icona e Nuova Chat non compaiono. Può scrivere solo nelle conversazioni assegnate a lui.

In Invia un nuovo messaggio puoi:

• Cercare un contatto esistente: scrivi nome o numero in Cerca contatto e clicca sul contatto per aprire la conversazione.
• Scrivere a un numero nuovo: clicca su Inserisci nuovo contatto, digita il numero (il prefisso +39 è già impostato), clicca su Conferma e scegli il template da inviare.

Se cerchi un numero che non è tra i contatti, compare Nessun contatto trovato per {numero} — Inserisci contatto: cliccaci sopra e il numero è già scritto nel campo Digita il numero di telefono. Clicca su Conferma e scegli il template. Se cerchi un nome che non trovi, compare solo Nessun contatto trovato.

Per le conversazioni esistenti puoi anche scorrere l’elenco o filtrare per nome contatto o testo, poi cliccare sulla conversazione.

Nella conversazione puoi inviare un messaggio, un vocale, oppure cliccare su “+” per allegare documento, foto, video o un template WhatsApp.

In alto a destra nella conversazione trovi la ricerca messaggi e lo strumento per assegnare la conversazione a un utente.

Chi vede cosa

• Amministratore e Avanzato: tutte le conversazioni.
• Team leader: solo le conversazioni assegnate a lui.
• Operatore: solo le conversazioni dove è assegnato.

Per assegnare le conversazioni: Come assegnare, abbandonare o rimuovere l’assegnazione di una conversazione WhatsApp. Per filtrarle: Come filtrare le conversazioni WhatsApp per assegnatario, periodo e da leggere.

Quando un operatore avvia una trattativa con un contatto che ha già una conversazione WhatsApp, questa gli viene assegnata automaticamente.

Aprire la conversazione da call card, contratto o appuntamento

In call card, clicca sull’icona di WhatsApp tra le schede (tooltip Apri conversazione WhatsApp) per aprire la conversazione con il contatto.

Nella scheda contratto e nella scheda appuntamento l’icona di WhatsApp è accanto ai numeri di telefono del cliente: cliccala e scegli il numero per aprirne la conversazione.

“Non hai accesso a questa conversazione”

Se apri una conversazione e vedi questo messaggio, la conversazione non è più assegnata a te: non puoi leggere i messaggi né contattare il cliente. Chiedi a chi gestisce le assegnazioni di riassegnartela, vedi Come assegnare, abbandonare o rimuovere l’assegnazione di una conversazione WhatsApp.

Compilare i campi dinamici prima di inviare un template

Quando scegli un template con campi dinamici, prima di inviarlo compila Intestazione, Corpo del messaggio e Chiusura del messaggio dove richiesto. Se clicchi Invia con campi vuoti o non validi, compare Ci sono N errore/i: aprilo per vedere il dettaglio.

• Campi dinamici non compilati: il campo indicato non ha un valore assegnato. Compilalo prima di inviare.
• Non puoi andare a capo nei seguenti campi dinamici: rimuovi gli “a capo” dal testo del campo indicato.

Gestire le notifiche WhatsApp

Nella sidebar delle conversazioni, clicca sull’icona a campana (tooltip Impostazioni notifiche) per aprire Gestisci notifiche WhatsApp e attivare o disattivare le categorie di notifica, compreso l’audio.