Come configurare il risponditore IVR in ingresso

Il risponditore IVR in ingresso di crm4 risponde a chi richiama il tuo numero dopo una chiamata persa: legge il tuo messaggio e chiede al cliente se vuole essere ricontattato. Lo configuri numerazione per numerazione, dopo aver acquistato l’abbonamento dal Marketplace: è attivo solo sui numeri dove hai un messaggio convalidato.

Serve un account Amministratore: la voce Numerazioni VOIP è nel menu Amministratore.

Su quali numeri è attivo l’IVR

L’IVR risponde solo a chi chiama una numerazione su cui hai configurato un messaggio. Per controllare numero per numero:

1. Vai in Amministratore > Numerazioni VOIP.
2. Guarda le icone accanto a ogni numero.

Il significato delle icone accanto al numero, nella lista Numerazioni VOIP:

Cosa vedi accanto al numero	Stato dell’IVR su quel numero
Icona di riproduzione	Messaggio attivo: chi chiama questo numero lo ascolta.
Orologio (suggerimento: Convalida in corso)	Messaggio in attesa di convalida.
Nessuna icona	IVR non configurato: chi chiama questo numero non sente nessun messaggio.

Riascoltare il messaggio attivo: clicca sull’icona di riproduzione. Il messaggio si carica e parte senza aprire Abbina messaggio audio; durante l’ascolto l’icona diventa una pausa.

Attivare l’IVR sugli altri numeri

Il messaggio configurato su un numero non vale per gli altri. Se chiami i clienti con più numerazioni (principale e aggiuntive), configura l’IVR su ognuna da cui esci: il cliente richiama il numero che ha visto comparire.

Ripeti la procedura di Configurare il messaggio dell’IVR su ogni numerazione. Per non riscrivere il testo, usa la tendina Usa i tuoi messaggi. Ogni numerazione passa dalla propria convalida.

Quale numero vede il cliente

Il numero usato dal tastierino telefonico è quello con la spunta nella lista Numerazioni VOIP. Vedi Come vedo il mio numero VoiP.

Usare l’IVR con un cellulare

L’IVR si configura solo sulle numerazioni elencate in Numerazioni VOIP: non puoi attivarlo direttamente su un cellulare. Se i clienti richiamano un tuo cellulare e vuoi che sentano il messaggio:

1. Configura l’IVR su una numerazione fissa di crm4, come in Configurare il messaggio dell’IVR.
2. Attendi la convalida: accanto al numero compare l’icona di riproduzione.
3. Imposta sul cellulare la deviazione delle chiamate verso quella numerazione.

La deviazione non si imposta in crm4: si attiva dalle impostazioni del telefono o tramite il tuo operatore telefonico.

Risultato: chiamando il cellulare da un altro telefono, senti il messaggio dell’IVR.

Cosa fanno i due tasti dell’IVR

• Tasto 1: il cliente accetta di essere ricontattato. Entra in una campagna di tipo Hot Inbound, che contiene solo i clienti arrivati dall’IVR.
• Tasto 2: il cliente rifiuta e viene disabilitato.

Il tasto 2 disabilita il cliente

Un cliente disabilitato non viene più chiamato da nessuna campagna. Per richiamarlo devi riabilitarlo dalla scheda cliente: vedi Come abilitare o disabilitare manualmente un contatto.

Configurare il messaggio dell’IVR

1. Vai in Amministratore > Numerazioni VOIP.
2. Sulla riga della numerazione clicca sull’icona Abbina messaggio audio.
3. In Seleziona voce scegli la voce sintetica.
4. In Testo del messaggio scrivi il messaggio (massimo 250 caratteri).
5. Compila Testo per il tasto 1 e Testo per il tasto 2 (massimo 100 caratteri ciascuno).
6. Clicca su Ascolta per sentire l’anteprima.
7. Clicca su Conferma messaggio, poi su Conferma.

Hai più numerazioni? Prima di scegliere la voce in Seleziona voce, apri la tendina Usa i tuoi messaggi e scegli un messaggio già scritto: voce, testo e tasti vengono copiati.

Risultato: sotto il messaggio compare Messaggio in fase di convalida e nella lista, accanto al numero, l’orologio Convalida in corso. Il testo viene controllato e la conferma arriva entro 24 ore. Fino ad allora il messaggio non è modificabile. A convalida avvenuta, accanto al numero compare l’icona di riproduzione.

Modificare un messaggio IVR già convalidato

1. Clicca su Abbina messaggio audio sulla numerazione.
2. Clicca su Modifica, poi su Conferma.
3. Cambia il testo, clicca su Ascolta, poi su Conferma messaggio e Conferma.

Il messaggio precedente resta attivo finché il nuovo non è convalidato. La modifica non ha costi aggiuntivi.

Se l’IVR non funziona

• Compare “Per configurare il tuo risponditore automatico devi prima acquistare l’ abbonamento dal Market Place.”: clicca su Vai al Market Place e acquista il servizio. Market Place è il Marketplace del menu. Serve un account Amministratore.
• Il cliente richiama ma non sente il messaggio: controlla nella lista Numerazioni VOIP che accanto al numero che ha richiamato ci sia l’icona di riproduzione. Se non c’è, configura l’IVR su quel numero.
• La tendina Usa i tuoi messaggi non compare: non hai altri messaggi salvati, oppure il messaggio di questa numerazione è già confermato.
• Il messaggio non viene convalidato entro 24 ore: apri la chat di assistenza (clicca sul tuo nome in alto a destra, poi su Richiedi assistenza) e indica la numerazione e il giorno in cui hai confermato il messaggio. Vedi Come richiedere assistenza.

Vedi anche

• Come vedo il mio numero VoiP
• Gestione chiamate in ingresso: il modulo che porta le chiamate in ingresso in cuffia agli operatori, diverso dall’IVR.