Menù leads: come gestire le tue hot leads

Nella sezione Leads vedi tutte le hot leads (lead calde) generate e il loro stato. Amministratore e Avanzato possono assegnare le lead a un operatore o liberarle per rimetterle in circolo.

Elenco lead con i pulsanti Assegna lead e Libera lead sopra la tabella

Stati della lead e chi la riceve

Lo stato di una hot lead decide se crm4 può proporla a un operatore. La tabella elenca i quattro stati, visibili in basso nel dettaglio della lead; per Proposto e Assegnato accanto allo stato compare la matricola dell’operatore.

Stato	Cosa significa	Chi la riceve
Libero	Lead nuova o liberata, senza operatore.	Può essere proposta a un operatore dei gruppi abilitati in Notifiche leads sulla campagna.
Proposto	Lead arrivata nella lista Richiami importanti di un operatore.	Solo quell’operatore: ha 30 secondi per aggiungerla in call list e 3 minuti per entrare in chiamata.
Assegnato	Lead aggiunta in call list dall’operatore, o assegnata con Assegna lead.	Solo quell’operatore: è un suo richiamo personale.
Lavorato	Lead esitata dall’operatore nella scheda chiamata.	Nessuno. Per farla lavorare di nuovo usa Libera lead.

Per le lead giornaliere crm4 notifica sempre la più recente. Per le altre lead l’ordine di notifica non è garantito.

Se nessun gruppo è abilitato in Notifiche leads, le lead della campagna restano nell’elenco ma non arrivano a nessun operatore: vedi “Notifiche leads sulla campagna di destinazione”.

Quanto dura lo stato Proposto

La lead proposta resta all’operatore per un tempo limitato, poi torna in circolo e può essere riproposta a lui o a un altro operatore.

Pannello Richiami importanti con il conto alla rovescia di 30 secondi e una lead con il pulsante per aggiungerla alla call list

30 secondi per aggiungerla: all’arrivo si apre il pannello Richiami importanti con un conto alla rovescia. Se non clicchi su + Aggiungi in call list prima che arrivi a zero, la lead esce dalla lista ed è posticipata di 15 minuti. Il conto alla rovescia si ferma finché tieni il mouse sul pannello.
3 minuti per lavorare la lead che hai aggiunto in call list e portarla in chiamata. Non è regolabile, né dall’amministratore né dall’operatore. Il timer parte all’arrivo della lead e compare in arancione sotto la scritta Lead dopo che l’hai aggiunta in call list. Se allo scadere non sei in chiamata, la lead torna in circolo anche se l’avevi aggiunta.

Risultato atteso: quando entri in chiamata con la lead, la scheda chiamata si apre e il pannello si chiude. Se la lead è sparita dalla lista prima che tu la chiamassi, aspetta che venga riproposta oppure chiedi al tuo amministratore di assegnartela con Assegna lead.

Per chiamare le lead una dopo l’altra senza aggiungerle a mano: Come chiamare i lead in automatico con Chiamata Lead. Come le lead entrano in crm4 e vengono distribuite agli operatori: Come vengono acquisite e poi distribuite le lead.

Cosa fa Libera lead

Libera lead toglie l’operatore alle lead filtrate o selezionate e le riporta nello stato Libero: da quel momento possono essere proposte di nuovo agli operatori dei gruppi abilitati.

Lavorato → torna Libero e la lead viene rilavorata.
Proposto o Assegnato → torna Libero e non è più legata a quell’operatore.
Libero → non cambia nulla: la lead era già disponibile.

Assegnare lead filtrate o selezionate a un operatore

Amministratore e Avanzato possono assegnare a un operatore tutte le lead filtrate in una volta, oppure solo quelle selezionate nella tabella.

Filtra le lead, oppure selezionale nella tabella.
Clicca su Assegna lead.
Nel popup Assegna leads, scegli l’operatore.
Controlla il conteggio N Leads assegnabili: le lead con anagrafica cliente disabilitata non sono assegnabili e vengono segnalate a parte.
Clicca su Assegna lead.

Risultato atteso: compare il messaggio “N Leads assegnati con successo”. Le lead diventano un richiamo personale dell’operatore, visibile nella sezione Richiami. Se il conteggio delle assegnabili è 0, controlla che l’anagrafica dei clienti non sia disabilitata.

Liberare lead filtrate o selezionate

Amministratore e Avanzato possono liberare tutte le lead filtrate, oppure solo quelle selezionate nella tabella.

Filtra le lead, oppure selezionale nella tabella.
Clicca su Libera lead.
Nel popup Libera lead, controlla il conteggio e clicca su Libera lead.

Risultato atteso: compare il messaggio “N Leads liberati con successo” e le lead tornano nello stato Libero. Se lo stato non cambia, ricarica l’elenco e controlla i filtri applicati.

Chi vede l’elenco lead

Tutti i ruoli tranne l’agente hanno accesso all’elenco lead, con limiti di visibilità diversi:

Amministratore e Avanzato: tutte le lead.
Team leader: le lead del proprio gruppo operatori.
Operatore: solo le proprie lead.

Se sei operatore e ti serve una lead che non vedi, chiedi al tuo amministratore. Messaggio pronto da copiare:

Ciao, puoi assegnarmi la lead di [nome cliente] della campagna [nome campagna] dal menù Leads con Assegna lead? Grazie.

Notifiche leads sulla campagna di destinazione

Un operatore riceve le hot leads di una campagna solo se il suo gruppo è abilitato nelle impostazioni della campagna, scheda Visibilità, sezione Notifiche leads.

Impostazioni della campagna con la sezione Notifiche leads e i gruppi di operatori abilitati

Clicca sull’icona accanto al nome del gruppo per abilitarlo o disabilitarlo.
Notifiche leads decide solo chi vede il pannello delle lead generate dalla campagna. Un operatore che partecipa alla sessione crm4 Bot riceve comunque le chiamate del bot, anche se il suo gruppo non è abilitato.
Se la campagna è collegata a una sessione Preview non puoi aggiungere gruppi: scollegala prima dalla Preview.

Risultato atteso: il gruppo compare con la spunta. Se gli operatori non ricevono ancora le lead, scrivi in chat di assistenza: clicca sul tuo nome in alto a destra, poi su Richiedi assistenza, e indica campagna, operatore e orario dell’ultima lead attesa.

Procedura completa: Come gestire i lead in crm4.

Modificare la scheda di una lead

Nel dettaglio di una lead puoi aggiornare:

Note lead: testo libero, si salva con il tasto di salvataggio in basso a destra.
Informazioni aggiuntive: i campi extra configurati sulla scheda lead.
Etichette: assegna o rimuovi le etichette della lead.

Risultato atteso: dopo il salvataggio compare la conferma sul tasto di salvataggio. Se lasci la scheda senza salvare, un avviso elenca le modifiche non ancora applicate.

Iniziare a generare lead

Le hot leads arrivano in una campagna di destinazione dedicata, collegata alla fonte che le genera (landing page, social, crm4 Bot); poi abiliti in Notifiche leads i gruppi che le ricevono. Procedura: Come gestire i lead in crm4.